Projekt "Digitalisierung der Verwaltung" gestartet

OB Scholten: „Unser Zukunftsziel: Effizienzsteigerung von Prozessen, bürgernäheres Arbeiten, einfachere und schnellere Services!"

Zum Start des Projektes „Digitalisierung der Verwaltung“ stellt Oberbürgermeister Ulrich Scholten deutlich fest: „Es geht uns darum als Dienstleistungsunternehmen noch besser zu werden, und dies unter Einsatz von technischen Möglichkeiten, die in der Wirtschaft schon Gang und Gäbe sind“.

Pressekonferenz: Auftakt Digitalisierung der Stadtverwaltung. (von links) Dr. Ben Zimmermann (Cyrano), Michael Antczak (Projektleitung), Oberbürgermeister Ulrich Scholten, Florian Genbrok (technische Umsetzung), Jörg Dehm (Enerson). Rathaus. 14.09.2018 Foto: Walter Schernstein - Walter Schernstein

Pressekonferenz: Auftakt Digitalisierung der Stadtverwaltung. (von links) Dr. Ben Zimmermann (Cyrano), Michael Antczak (Projektleitung), Oberbürgermeister Ulrich Scholten, Florian Genbrok (technische Umsetzung), Jörg Dehm (Enerson).

Foto: Walter Schernstein

„Die technischen Neuerungen und Entwicklung werden immer rasanter. Wir erleben das selbst tagtäglich. Und auch die Bürgerinnen und Bürger können an ganz verschiedenen Stellen immer mehr online abwickeln, um sich so lange Wege und Wartezeiten zu ersparen, um dadurch etwas mehr Freiraum in ihrer Lebensgestaltung zu haben. 

Wir als Stadtverwaltung Mülheim der Ruhr wollen das aktiv unterstützen. Wir wollen diesen Weg konsequent mitgehen und es künftig ermöglichen, Anliegen an uns schnell und unkompliziert von zu Hause aus online vorzubringen oder zu beantragen, ohne dabei selbst vorsprechen zu müssen. Unser Ziel ist die Digitalisierung der Verwaltung“.

Um diesen Service anbieten zu können, werde man die Verfahrensabläufe innerhalb der Verwaltung optimieren und anpassen. „ Alleine das wird dazu führen, dass die Anliegen der Bürger schneller und unbürokratischer bearbeitet werden können“.
Er gehe davon aus, so der Verwaltungschef, dass immer weniger Mitarbeitende mit stetig wachsenden Aufgaben konfrontiert werden. Durch die Digitalisierung der Verwaltung wolle man sicherstellen, dass auch künftig die anfallenden Aufgaben schnell und mit hoher Qualität bearbeitet werden können.

Selbstverständlich, so der OB, hat sich die Verwaltung an der einen oder anderen Stelle schon auf den Weg gemacht. "Wir können schon heute Verfahrensschritte digital abbilden. Zum Beispiel die Reservierung von Wunschkennzeichen oder aber auch die Online-Auskunft für den Personalausweis und Reisepass."

Pressekonferenz: Auftakt Digitalisierung der Stadtverwaltung. (von links) Michael Antczak (Projektleitung), Oberbürgermeister Ulrich Scholten, Florian Genbrok (technische Umsetzung). Rathaus. 14.09.2018 Foto: Walter Schernstein - Walter Schernstein

(von links) Michael Antczak (Projektleitung), Oberbürgermeister Ulrich Scholten, Florian Genbrok (technische Umsetzung).

Foto: Walter Schernstein

Um diesen Prozess zu koordinieren, ihn zu begleiten und zu gestalten, wurden zwei Stellen geschaffen, die das Projekt „Digitalisierung der Verwaltung“ in den nächsten Jahren koordinieren werden. 

Dies ist zum einen Michael Antczak, der künftig die Projektleitung übernimmt. „Aufgrund seiner früheren Tätigkeit beim Rats- und Rechtsamt verfügt Michael Antczak über hervorragende Kontakte zu allen Verantwortlichen der einzelnen Fachbereiche, den Mitarbeitenden sowie zur Politik“, erläutert Scholten seine Auswahl. „Als letztes Projekt hat Herr Antczak die Einführung der digitalen Ratsarbeit mit iPads für die Mandatsträger erfolgreich vorangetrieben“.

Die zweite Stelle ist mit Florian Genbrok besetzt. Er ist der Fachberater für Softwaretechniken und verfügt über Erfahrungen in der Digitalisierung von Verwaltungsarbeit. Florian Genbrok ist beim Amt für zentrale Dienste angesiedelt und wird das Projekt in der technischen Umsetzung begleiten. 

Pressekonferenz: Auftakt Digitalisierung der Stadtverwaltung. (von links) Michael Antczak (Projektleitung), Florian Genbrok (technische Umsetzung). Rathaus. 14.09.2018 Foto: Walter Schernstein - Walter Schernstein

Projektleiter Michael Antczak und Fachberater Florian Genbrok

Foto: Walter Schernstein

Gespräch mit Michael Antczak:

Sie entwickeln einen Masterplan Digitalisierung. Was bedeutet das?
Michael Antczak: Am Anfang steht hierbei die Analyse von Verbesserungspotenzialen. Dies erfolgt in enger Abstimmung mit allen Beteiligten. Im Fokus steht, Bürger-Services einfach, zeitsparend und online umzusetzen. Wir wollen Bürgerinnen und Bürgern schrittweise mehr sichere, einfache, digitale Services bereitstellen.

Gibt es schon Prozesse der Verwaltung die digitalisiert sind?
Michael Antczak: Ja, die gibt es. Viele unserer  Fachbereiche beschäftigen sich bereits intensiv mit digitalen Technologien und überführen sie in Bürger-Services und interne Abläufe. Diese gilt es weiterzuentwickeln und Synergien zu schaffen.

Was passiert aktuell?
Michael Antczak: Wir fangen jetzt an, die Weichen systematisch und sorgfältig für eine digitale Verwaltung zu stellen: 1. Wir wollen digitale Technologien für mehr Effizienz und Qualität in der Verwaltung einsetzen. 2. Wir wollen Bürgerinnen und Bürgern "State-of-the-Art-Services" bieten und als Dienstleister moderner werden. 

Wie sind die „betroffenen“ Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eingebunden
Michael Antczak: Unsere  Mitarbeitenden gestalten diesen Prozess an wichtigen Stellen mit und tragen dazu bei, dass die Verwaltung leistungs- und zukunftsfähig bleibt. Wir sind uns bewusst, dass die Digitalisierung der Verwaltung ein vielschichtiger Prozess ist, der nicht von heute auf morgen gelingt. Das Thema beschäftigt uns mittel- bis langfristig. Zudem brauchen wir aufgrund der Komplexität einzelner Prozesse das Fachwissen aus den Ämtern und Abteilungen. Erst wenn wir gemeinsam analysiert haben, wie Abläufe gewachsen sind und wie sie sein sollten, können wir sie gemeinsam fit für morgen machen. Dazu schaffen wir einen Rahmen, interne Strukturen und bündeln das Know-how in unserer Verwaltung. 

Michael Antczak: Mir ist ganz wichtig - Die Digitalisierung der Verwaltung ist unsere gemeinsame Aufgabe! Mit Digitalen Angebote ergänzen wir persönliche Gespräche mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Stadtverwaltung – sie ersetzen sie aber nicht, im Mittelpunkt steht der Mensch.

Pressekonferenz: Auftakt Digitalisierung der Stadtverwaltung. (von rechts) Dr. Ben Zimmermann (Cyrano), Jörg Dehm (Enerson). Rathaus. 14.09.2018 Foto: Walter Schernstein - Walter Schernstein

(von rechts) Dr. Ben Zimmermann (Cyrano) und Jörg Dehm (Enerson).

Foto: Walter Schernstein

Externe Unterstützung:
Vor dem Hintergrund der Größe und Bedeutung dieses Projektes hat sich die Stadtverwaltung zum „Anschub“ für zunächst ein Jahr eine externe Unterstützung mit ins Boot geholt. Die externe Unterstützung wird durchgeführt von der Firma Enerson

Für die Kommunikation innerhalb der Verwaltung unterstützt die Firma Cyrano

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Stand: 14.09.2018

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